Software im Homeoffice
In Teil 2 unserer kleinen Serie zu Best-Practices im Home-Office geben wir einen kurzen Überblick zu Softwarelösungen, die es virtuellen Teams ermöglichen, miteinander zu kollaborieren. Von Videokonferenzsystemen über Messenger-Dienste bis hin zu Aufgaben-Management-Systemen gibt es derzeit viele leistungsfähige Programme, die, zumindest für eine begrenzte Zeit, kostenlos genutzt werden können.
Kommunikation
Slack (kostenfreie Grundversion)
Slack ist eine Kollaborationsplattform, mit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort gemeinsam an Projekten arbeiten können. Die Team-Arbeit findet in Channels statt, zu denen jegliche Mitarbeitende hinzugefügt werden können, oder auch weitere relevante Personen über das Unternehmen hinaus. Sämtliche Nachrichten, Tools, Dateien werden an einem Ort verwahrt, was die Zusammenarbeit und Effizienz innerhalb eines Channels stark verbessert.
Microsoft-Teams (kostenfreies Enterprise-Trial für mehrere Monate)
2016 erwägte Microsoft das damals noch recht junge Startup Slack für 8 Milliarden US-Dollar zu kaufen. Angeblich war Bill Gates dagegen und forderte stattdessen die Entwicklerteams dazu auf, sich auf Skype for Business zu konzentrieren. Wenig später veröffentlichte MS die erste Version von MS-Teams, einer Kollaborationsplattform, die Chat, Notizen, Besprechungen und Anhänge kombiniert. Gemeinsam mit Skype und Microsoft Office, ist MS Teams ein Teil Office-365-Plattform. MS bietet Office 365 Business derzeit 6 Monate kostenloses in einem Probeabo an.
Flock
Flock ist eine Echtzeit-Messaging und Kollaborations-App für Teams, die plattformübergreifend verwendet werden kann (mobil: iOS, Android; Desktop und Web). Neben Audio- und Videoanrufen bietet Flock außerdem eine Bildschirmfreigabe sowie Lösungen für Einzelgespräche, öffentliche und private Kanäle.
Darüber hinaus ist Flock ist der erste Team-Messenger mit vollständiger mehrsprachiger Unterstützung in Russisch, Portugiesisch und Spanisch.
Videokonferenzen
Zoom
Zoom ist eine Kommunikationsplattform, die Menschen über Audio, Video, Chat und die gemeinsame Nutzung von Inhalten verbindet.
Zoom stellt eine Cloud-Plattform für Video- und Audiokonferenzen bereit, ermöglicht eine Zusammenarbeit mehrerer Teilnehmende durch die gemeinsame Nutzung von Inhalten, integrierten Tools für die Zusammenarbeit, wie z.B. dem gleichzeitigen Teilen mehrerer Bildschirme, und bietet Chats und Webinare auf Mobilgeräten, Desktops und Telefonen. In den Nachrichten wurde kürzlich kritisch zu Zoom berichtet (Sicherheit der Meetings, Datennutzung und SDKs zu Facebook und LinkedIn). Während die Datenschutzverordnung von Zoom eher vage gehalten ist (Zoom hält nach eigener Aussage die DSGVO ein), kann man die Sicherheit der Meetings erhöhen, indem man ein Passwort für die Meetings festlegt und im Vorfeld an die Teilnehmenden schickt).
Skype
Was kann man noch neues zu Skype sagen? 2011 kaufte Microsoft das in Luxemburg registrierte Unternehmen von den dänischen und schwedischen Gründern. Das Entwicklerteam stammt aus Finnland. Wie bereits erwähnt, ist Skype in Office 365 integriert. Die Basisversion ist günstiger als Zoom und die Datensicherheit entspricht Microsofts hohen Standards. Wer bereits Office 365 nutzt kann die nahtlose Integration voll ausnutzen. Nachteile: Skype hat das bekannte Problem, dass es häufiger einfriert. Das User-Interface ist weniger intuitiv als das der jüngeren Konkurrenzunternehmen und persönlicher Support ist schwer zu bekommen.
Google Hangouts
Vergessen wir nicht die Konkurrenz aus Mountain View. Google Hangouts bietet ähnliche Funktionen wie Skype und Zoom. Es ist in typischer Google Art und Weise sehr intuitiv aber auch minimalistischer was Funktionen betrifft. Wer nur sporadisch Videokonferenzen hat, ist mit Google super aufgestellt. Insbesondere, wenn sowieso schon ein Google-Account besteht. Wer aber ein Arbeitspferd sucht, trifft bei Google Hangouts schnell auf Kapazitätsgrenzen. Nur eine Person kann pro Zeit den Bildschirm teilen und es können nicht mehr als 25 Teilnehmern mit Video zugeschaltet sein.
Aufgaben Management
Asana
Asana ist eine mobile als auch webbasierte SaaS Applikation und dient der Organisation, Nachverfolgung und Management von Aufgaben in (virtuellen) Teams. Teams können Projekte anlegen, in Unteraufgaben herunterbrechen und für jeden Task eine Person zuweisen. Das Drag-and-Drop-Prinzip funktioniert absolut intuitiv und bietet eine Integration mit MS-Teams und G-Mail.
Trello
Trello ist ein auf dem Kanban-Prinzip aufgebautes Online Module zur Aufgabenverwaltung. In der Funktionalität ähnelt es sehr stark Asana. Von der Ideologie ist Trello weniger auf die einzelnen Unteraufgaben ausgelegt als der Konkurrent. Dafür bietet es unserer Meinung nach eine bessere Plattform für prozessorientierte Aufgaben. Wie auch Asana folgt Trello einem Freemium Geschäftsmodell. Die Basisversion ist also kostenfrei verfügbar. Wer allerdings auch in der kostenlosen Version den Export von Daten in Excel usw. braucht, wird bei Trello im Gegensatz zu Asana enttäuscht werden. Dafür erlaubt es Trello, mehrere User einem Task als hauptverantwortlich zuzuweisen.
Jira
Jira ist ein Anwendungsprogramm, das der Problembehandlung, Fehlerverwaltung sowie auch operativem Projektmanagement dient. Insbesondere im Bereich der Softwareentwicklung wird JIRA für das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung sowie auch den später folgenden Prozess der Fehlerbehebung genutzt.