Über Nacht digital – Eine Übersicht zu Best-Practices

Willkommen im Home-Office. Für viele Menschen ist das Arbeiten aus dem häuslichen Arbeitszimmer heraus (oder, seien wir ehrlich: von der Couch oder dem Esszimmertisch) eine neue Realität und bringt ganz neue Herausforderungen mit sich. Und das gilt nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für alle anderen Personen, die nun plötzlich zu Hause vor dem Bildschirm sitzen. Selbst für uns im NGIO, für die Home-Office zum alltäglichen Arbeiten dazugehört, ist die neue Situation ungewohnt. Wir sind plötzlich nicht mehr auf Firmenbesuchen oder den all-abendlichen Startup-Pitch Events. Diese fehlenden Routinen waren auch für uns erst einmal ungewohnt.

Nun, da sich die Dinge wieder ein wenig normalisiert haben, möchten wir teilen, was wir in der aktuellen Situation für unsere eigene Organisation berücksichtigen, aber vor allem auch die Erfahrungen und Empfehlungen all derer Organisationen und Individuen weitergeben, die unsere Prozesse beeinflusst haben und auch weiterhin beeinflussen.

Innerhalb des nächsten Berichtes möchten wir darüber hinaus eine Übersicht zu Technologien geben, die Firmen in dieser ungewohnten Zeit nutzen können.

Vorbereitung des Teams – Was kann ich als Managerin oder Manager tun, um mein Team vorzubereiten?

Als Professorin für Organizational Behavior an der Harvard Business School hat Tseeda Neeley die letzten 20 Jahre zu dem Thema “Virtuelle Teams” geforscht. Wir durften kürzlich an einem von HBR organisierten Videocall teilnehmen. Die Empfehlungen und Erfahrungen möchten wir Ihnen nicht vorenthalten.

Hier einige Empfehlungen – u.a. für das Management, Vorgesetzte, die Teamleitung – von Tseeda:

1. Die Führungskraft sollte sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die notwendige Infrastruktur haben, um sich am Geschehen beteiligen zu können. Wer hat einen von der Firma bereitgestellten Laptop? Können sich diese Personen leicht in Firmennetzwerke einloggen? Verfügt jeder über stabiles Internet zu Hause?

Wir haben leider keine Ratschläge für die Frage, wie Firmen am besten Laptops beschaffen können. Falls es aber Schwierigkeiten mit verlässlichem Internet geben sollte, bieten Netzanbieter – wie etwa Vodafone oder T-Mobile – zusätzliche Datentarife an. Gemeinsam mit mobilen Routern können Firmen so sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die technischen Voraussetzungen erfüllen, um von zu Hause aus zu arbeiten. Wahlweise verleihen Firmen, wie etwa Travelerswifi.com oder my-webspot.com, Router mit 2GB pro Tag für ca. 5 EUR/Tag. Diese werden per Post zur Haustür geliefert und können (hoffentlich bald) wieder zurückgegeben werden.

2. Um innerhalb einer Firma den Austausch untereinander zu fördern, kann es sinnvoll sein einen virtuellen Wasserspender (Chatgruppe für nicht-arbeitsrelevante Gespräche) zu errichten.

Wir im NGIO nutzen gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen der AHK die App Donut auf Slack. Einmal die Woche verbindet diese kostenfreie App zufällig zwei Personen im Slack-Workspace miteinander. Diese werden dann dazu angehalten, sich zu einer „virtuellen Kaffeepause“ zu treffen. Insbesondere in Organisationen mit vielen Angestellten treffen sich somit plötzlich Menschen, die ansonsten nie etwas miteinander zu tun hatten.

3. Transparenz schafft Vertrauen. Die Belegschaft möchte wissen, was in der Firma vor sich geht: „Was passiert mit unserer Firma, unseren Kunden, unseren Zielen?“
   Aus diesem Grund ist es sinnvoll das Team bezüglich sämtlicher Organisationsentscheidungen auf dem Laufenden zu halten.
4. Das direkte Gespräch zwischen der Teamleitung und den Teammitgliedern kann dabei helfen, festzustellen, wie diese mit der aktuellen Situation zurechtkommen und inwieweit die Unterstützung der Teamleitung benötigt wird, um die plötzliche und abrupte Umstellung zu erleichtern.
5. Ungleichheiten in der Zeitverteilung können dazu führen, dass sich betroffene Personen in ihrer Rolle bedroht oder sich nicht wertgeschätzt fühlen. Daher sollten Führungskräfte versuchen für alle Angestellten gleichermaßen erreichbar und sichtbar zu sein.

Insbesondere in virtuellen Meetings sollte dafür gesorgt werden, dass es eine ausgeglichene Beteiligung gibt. Zu Beginn des Austausches kann es daher förderlich sein, sich 10 Minuten Zeit zu nehmen, um mit einer persönlichen Frage zu starten, wie etwa: Wie geht es euch heute? Was war euer Highlight in dieser Woche – beruflich oder auch privat? Dabei kann es von Vorteil sein, sich auch als Führungskraft zu öffnen! Um eine Reihenfolge festzulegen, kann es darüber hinaus sinnvoll sein, mit dem neuesten/jüngsten Teammitglied anzufangen oder aber auch mit der Person mit der geringsten Redebeteiligung.

Best-Practices für das Arbeiten in virtuellen Teams:

Der Aufbau von Routinen und die Struktur von Meetings sind wichtig für das Arbeiten in virtuellen Teams.

Dabei gibt es verschiedene Anforderungen, die bei virtuellen Meetings erfüllt sein sollten:

• Virtuelle Teams erfordern mehr (und redundante) Kommunikation. Im Vorwege sollte mit dem Team geklärt werden, welche Kanäle für welche Updates benötigt werden. Es ist zu beachten, dass neue Teammitglieder die interne Firmen- und Arbeitskultur noch nicht kennen und mehr Hilfe benötigen.
• Für virtuelle Meetings sollten Regeln aufgestellt werden. Im Folgenden führen wir einige Vorschläge auf:
  • Die Mobiltelefone werden ausgeschaltet.
  • Es werden während des Meetings keine E-Mails gelesen oder bearbeitet.
  • Es sollte im Allgemeinen keine anderen Tätigkeiten parallel ablaufen, die ein Multitasking erfordern.
  • Im Anschluss an das Meeting wird ein Protokoll mit den Kernpunkten verschickt und nachgefasst, ob alle Teilnehmenden mit den Outcomes einverstanden sind oder ob es Kommentare und/oder Anmerkungen gibt.
• Die Startzeit sowie auch die Dauer des Meetings sollten festgelegt werden. Für einen strukturierten Ablauf sollte darüber hinaus im Vorfeld eine Agenda erstellt werden.
• Meetings sollten regelmäßig stattfinden, z.B. in Form eines morgendlichen Austausches. Dabei können die folgenden Leitfragen hilfreich sein:
  • Wer arbeitet aktuell an welchen Themen? Was wurde gestern bearbeitet und umgesetzt?
  • Welche Aktivitäten sind von den einzelnen Teilnehmenden für den heutigen Tag geplant?
  • Was läuft bereits gut?
  • Was läuft nicht gut und welche Hilfestellung benötigt die Beteiligten, um die Aufgabe zu erledigen?
• Emotional aufgeladene Themen sollten weiterhin angesprochen werden. Es empfiehlt sich jedoch diese auf 1-2 pro Gespräch zu reduzieren. Studien zeigen, dass einige Personen sich insbesondere im virtuellen Umfeld unwohl dabei fühlen, eine abweichende Meinung zu äußern. Es kann daher seitens der leitenden Person sinnvoll sein diese abweichende Meinung selbst anzustoßen.